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部隊檔案管理系統是專門用于管理軍隊各類檔案信息的數字化解決方案，以國家、行業標準規范為準則，實現檔案的收集、整理、利用及安全等檔案工作全過程的線上管理。這種系統有利于整合管控文件及公文信息資源，實現統一管理和使用；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件。

具體來說，部隊檔案管理系統主要分為三個模塊：檔案數據采集模塊、檔案綜合管理模塊和檔案信息服務模塊。其中，檔案數據采集模塊負責采集部隊官兵個人基本信息，官兵附加信息，以及檔案重要憑證采集。

檔案綜合管理模塊主要對檔案內部編排、檔案信息接收導入、臨時檔案文件暫存、檔案文件使用、檔案數據備份與恢復、檔案的借閱與歸還、檔案系統特殊時間提醒等內容進行管理。而檔案信息服務模塊則對檔案的檢索、特定檔案的復制、檔案內部數據的統計等內容進行管理。

此外，解放軍檔案館主要負責管理軍隊革命歷史檔案，中央軍委及其機關部門永久檔案；各大單位檔案館主要負責管理本單位及所屬部隊永久檔案；專業檔案館主要負責管理本業務領域永久專業檔案。退役軍人事務部則負責全國退役軍人人事檔案工作的統籌規劃和監督指導。